Dashboards con Zoho.com

AVISO: Esto es una iniciación, sin manual, todo intuitivo, para ver qué resultados se pueden conseguir.

Bueno, no solo Dashboards (paneles) sino Reports en general: Gráficos, Tablas, Tablas dinámicas, etc. Lo que no hace es mapificar, asunto muy interesante, pero la verdad es que Zoho.com está bastante bien para los fines que voy persiguiendo.

http://www.zoho.com/reports/

Material

Está en inglés la página, pero tenemos material en castellano.

En http://www.zoho.com/reports/Video-Demo.html se pueden encontrar unos cuantos videos tutoriales de unos minutos de duración para poder empezar.

Por ejemplo, para crear Dashboards:

Licencias y Precios

Hay muchos tipos de licencias. Yo voy a probar con la gratuita. Está muy limitada, únicamente puedes tratar con 10.000 registros y dos usuarios.

Crear Base de datos

Tras registrarnos e identificarnos, lo primero que hay que hacer es crear una Base de Datos para trabajar sobre ella.

En este caso voy a hacerlo desde una hoja de Excel, así que selecciono la primera opción. Nos aparece un asistente:

Pondremos el nombre a la base de datos, una descripción y seleccionaremos el fichero, que puede ser de distintos tipos:

Me muestra una previsualización de los datos en el siguiente paso del asistente. En mi caso, como es un fichero de Excel con una única hoja, sólo me aparece esta, si no, me preguntaría qué hoja quiero importar:

En el siguiente paso indico el nombre de la tabla, puedo seleccionar qué campos quiero importar, cuáles son los nombres de los campos, tipos, etc.

Cuando se termina el proceso de importación te muestra un resumen de los datos que ha conseguido importar, algo muy interesante en este tipo de asistentes y que pocas veces nos dan:

Por último nos pide que si queremos generar de forma automática informes:

Le dije que sí y me generó unos cuantos:

La idea es buena, pero el problema es que debería decirte sobre qué campos quieres realizar los resúmenes. Me explico, básicamente lo que hace es para los campos numéricos, realiza una serie de informes, realizando sumas. ¿Cuál es el problema? Pues que me ha cogido los campos ID y los campos de Coordenadas y los ha ido sumando.

Debería permitirme el seleccionar qué campos quiero que no sean tratados, para luego no tener que ir eliminando tantos análisis.

Reports

Ya sea sobre los informes que nos ha generado automáticamente o sobre uno que hemos creado nosotros, tendremos dos modos:

• Vista
• Diseño

Edición:

El aspecto al editar un gráfico es el siguiente:

Depende del tipo de gráfico nos aparecerán distintas pestañas, con informaciones relativas a los ejes. Podemos hacer drag and drop desde el panel de la izquierda sobre los controles de la derecha para personalizar nuestro gráfico y obtenemos una vista preliminar en la parte de abajo. El diseño es bastante sencillo.

Crear un informe

Desde la pestaña Explorer podemos crear tablas, informes, paneles o carpetas:

Al Crear un informe, nos aparece la siguiente ventana:

Vemos que tenemos varios tipos de informes:

• Gráficos
  • De muy diversos tipos. Cada tipo puede necesitar distintos parámetros para configurar
• Tablas
  • Básicamente es mostrar campos y registros en una rejilla, a modo de Excel
• Tablas dinámicas
  • Agrupamos por filas y columnas y mostramos resúmenes de los datos
• Resúmenes
  • Es como las dinámicas pero más simples, ya que no se categoriza por columnas
• Panel (un panel o dashboard es simplemente una combinación de los anteriores)

Cuando pulsamos sobre cualquiera de las opciones anteriores, nos va a preguntar cuál es la tabla de la que cogeremos los datos:

1. Gráficos

Al crear un gráfico nos sale al principio la siguiente ventana:

A la izquierda tenemos un panel del que haremos drag&drop de sus campos sobre el panel de diseño de la derecha arriba.

Vamos a hacer un gráfico con los turismos implicados por año:

Cogemos el campo de tipo fecha (fácilmente identificable por el icono de la izquierda) y los soltamos sobre el Eje X. En este momento aparece algo INTERESANTÍSIMO: Puedo estudiar la fecha por año, día, mes, trimestre, etc.

Sobre el Eje Y suelto el campo de Turismos implicados. Me da la opción de calcular sumas, conteos, medias, etc:

Puedo configurar muchas más cosas: Un campo con el nombre de las columnas, con el color de las columnas, tengo varios tipos de gráfico, puedo aplicar filtros, ordenar, editar la leyenda, etc.

2. Tablas

Con una vista de tabla simplemente nos aparecerá un grid con nuestros datos y campos:

Podemos ordenar según un campo, aplicar filtros, mostrar/ocultar columnas, cambiar el orden de las columnas, etc.

Estas tablas no permiten modificar los datos, para hacerlo puedes irte directamente a la tabla originaria, a través de la pestaña Explorer, y hacerlo sobre ella. Recuerda que esto son Vistas.

Poder modificar los datos es muy interesante, ya que no tendremos que estar cargando los datos si ha habido un error en el origen.

3. Tablas dinámicas

Cuando creamos una tabla dinámica nos aparece la siguiente ventana para configurar:

Haremos drag&drop con los campos y pulsaremos sobre Generar Dinámica para ver una vista preliminar de la tabla.

Para los campos en blanco nos genera la columna NO VALUE. Al final aparece una suma de todas las columnas para esa fila:

Puedo:

• Editar los nombres de las columnas (bueno, excepto los campos y el -No Value-), ya que eso de Quarter&Year de fecha puede quedar un poco raro.
• Cambiar los anchos de las columnas
• Modificar el nombre de «Recuento Total» que nos aparece en la última fila
• Así como ordenar y filtrar, como en el resto de informes

4. Tabla resumen

Cuando creamos o editamos una tabla resumen el aspecto es el siguiente:

Como vemos, le doy un nombre a la tabla resumen, le digo qué campos son los que quiero resumir (el orden es importante) y le digo qué quiero contar, sumar, etc.

El aspecto final sería:

Vemos que los filtros se deben aplicar en modo diseño o el usuario también, pulsando sobre Datos subyacentes:

5. Panel o dashboard

En un panel vamos a poder recopilar todos los elementos anteriores (tablas, gráficos, tablas dinámicas, resúmenes) así como Widgets (básicamente un widget contiene resultados de consultas, sobre todo se asocian a totales).

En la zona de arriba del panel puedo añadir Filtros de usuario:

Voy añadiendo campos (según el tipo aparecerán usando unos controles u otros)

y puedo ir configurándolos:

El añadir gráficos o tablas es lo más sencillo. Simplemente un drag & drop desde el panel de la izquierda. En un principio se ajustan al ancho, pero se puede modificar para que ocupen la mitad o el tamaño que uno quiera. También podemos cambiarlos de sitio.

El aspecto en modo edición sería:

Y en modo de vista:

En este modo vista, si pulso sobre un quesito del gráfico de sectores me aparecerá un menú contextual en el que me permite:

• Ver los datos subyacentes (aparecerá una capa en la que tendré una rejilla con los datos filtrados para el año concreto, en este caso)
• Explorar en profundidad (aparece un gráfico con los datos divididos por trimestres para el año seleccionado)

Informes de dos tablas distintas

¿Qué sucede si quiero hacer un informe que una dos tablas distintas que he cargado? Básicamente me tengo que crear una Tabla de Consulta.

Mediante SQL especifico la consulta. En cuanto ya tengo esta consulta almacenada, ya podré generar informes con este origen.

Exportar

Los paneles y gráficos puedo exportarlos como PDF o como HTML.

Las tablas o vistas puedo exportarlas como CSV, XLS, etc.

Puedo enviar por correo electrónico.

Resumen.

Zoho Reports es muy muy intuitivo, no necesitas de manuales para poder trabajar. Los conceptos están claros. los procesos de creación e importación son sencillos.

Únicamente me falla el hecho de la limitación porque no es una licencia gratuita y que no se pueden mapificar los datos.