Pasar una BD de Access a MySQL con phpMyAdmin

De manera práctica vamos a ver cómo podemos pasar una BD completa realizada en Access a MySQL utilizando phpMyAdmin.

Si entramos en phpMyAdmin podemos utilizar la opción Importar dentro del menú Más:

Aparece la siguiente página:

Como se puede ver, soporta ficheros en formato SQL, CSV, ODS y XML.

En esta ocasión vamos a utilizar ODS. ¿Por qué? El formato ODS va a ser capaz de leer las tildes y ñ sin problema.

ODS es un formato abierto que utiliza Openoffice.org. Para obtener este formato, debemos abrir nuestro fichero de Access, sobre cada una de las tablas, exportarla a formato Excel (que es el más parecido a ODS).

Una vez obtenido el fichero Excel, lo abrimos. Tras abrirlo, utilizaremos Guardar Como para obtener el fichero ODS.

Ya tenemos generado nuestro fichero ODS.

Ahora volvemos a phpMyAdmin y abrimos la opción IMPORTAR.

Pulsamos el botón Examinar y seleccionamos el fichero ODS anteriormente generado. Veremos cómo automáticamente cambia el Formato del fichero a Hoja de Cálculo de Open Document.

Antes de pulsar el botón Continuar, seleccionaremos el Check La primer línea del archivo contiene los nombres de columna de la tabla.

Si todo ha ido bien, aparecerá un mensaje que nos informará de cuántas estructuras se han creado y cuántas consultas se han ejecutado.

Nos ha creado una base de datos que se llama ODS_DB, podemos cambiarle el nombre.

Nos ha creado una tabla cuyo nombre es igual al nombre del fichero ODS.

Las tablas se han importado casi correctamente. Los nombres de los campos los ha cogido perfectamente, pero nos faltarían algunos detalles.

En primer lugar, la llave primaria, seleccionamos el campo o campos que sean llave primaria (en este ejemplo, el campo ID) y en la parte de abajo de la página pulsamos el botón Primaria

La consulta que ejecuta es la siguiente:

ALTER TABLE `usuarios` ADD PRIMARY KEY ( `ID` ) ;

Otro problema que teníamos era con las fechas. En el ejemplo, tenemos el campo FECHA NACIMIENTO, que es una fecha, pero no está almacenado en MySQL como Date.

Cambiar simplemente el tipo del campo de Varchar a Date no funciona, ya que en el Varchar están almacenadas las fechas en el formato dd-mm-yyyy y ese formato no lo soporta MySQL.

Deberíamos crearnos un campo nuevo, de tipo Date. Tras crearlo, debemos realizar un UPDATE como el siguiente:

UPDATE usuarios SET fechanueva=STR_TO_DATE(fechanacimiento, ‘%Y/%m/%d’);

En el campo nuevo ya tendríamos los valores de manera correcta, así que el campo antiguo podemos borrarlo. Y el campo nuevo renombrarlo para que aparezca con el nombre correcto.

Algo parecido pasa con los campos BOOLEANOS, no los coge correctamente y almacena valores de tipo cadena VERDADERO y FALSO.

Así, deberíamos crear un campo nuevo, de tipo BOOLEAN, y actualizarlo utilizando la siguiente consulta:

UPDATE usuarios SET fumadornuevo=true where fumador=’VERDADERO’;

UPDATE usuarios SET fumadornuevo=false where fumador=’FALSO’;

Con esto tendríamos todo terminado para una única tabla. Si nuestra Base de Datos de Access tiene varias tablas, con llaves externas, tendremos que ir importando todos los ficheros generados para cada tabla.

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Los formularios en Access 2007

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.

Consultas de eliminación en Access 2007

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Para crear una consulta de eliminación:

Abrimos una nueva consulta en vista diseño.

Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros.

Haz clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:

A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuación:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinación de tablas. Se utiliza una combinación de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de búsqueda.

En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qué tabla queremos eliminar los registros. En este caso también debemos cambiar  las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo  clic en el botón Hoja de propiedades de la pestaña Diseño , y cambiando la propiedad  Registros únicos a Sí.

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica un criterio de búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:

Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dónde Población = «Valencia»).

Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria.

Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.

Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.

Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón . Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.

Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.

Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tenía que borrar nos manda un mensaje avisándonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

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Consulta de datos anexados en Access

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla.

Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla.

La inserción se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen (la tabla o tablas de donde cogerá los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creación de tabla ya que definimos una consulta de selección que permite obtener los datos a grabar y lo que varía es que ahora indicaremos en qué columna del destino queremos almacenar cada valor.

Para crear una consulta de datos anexados:

Abrimos una nueva consulta en vista diseño.

Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino.

Diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar.

Haz clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño:

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros.

Normalmente la tabla estará en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar…. Pulsamos Examinar… aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos que queremos.

 

Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta.

La ventana de diseño será parecida a la de una consulta de selección, en ella definimos la consulta de selección para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la única diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:.

Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botón Hoja de Propiedades de la pestaña Diseño veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.

En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qué campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna.

En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresión válida.

Podemos incluir un criterio de búsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarán en el destino.

Cuando no rellenamos algún campo del destino, el campo se rellenará con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarán a nulo (su valor predeterminado).

Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque según el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:.

Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no añade la fila y da un mensaje de error de ‘infracciones de clave’. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Código Curso el valor de la expresión [Código Curso] + 1000 para que no se generen códigos duplicados que ocasionarían errores (suponiendo que los códigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000).

Si tenemos definido un índice único (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla también devuelve el mismo error.

Si la tabla destino está relacionada con otra, se seguirán las reglas de integridad referencial.

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Enunciados de consultas en Access

Ejercicios hechos en clase

Diseñar una consulta en Access 2007

Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

 Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

 Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

 Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

 También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

 Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de ‘todos los campos’).

Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función.

Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.

Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribiéndolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.

En la consulta que aparece más arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendrá en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizará el mes de la fecha de la factura(tenemos un campo calculado que utiliza la función mes( ), función que obtiene el mes de una fecha).

Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrícula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrándola o bien cortando y pegando.

 Para mover una columna arrastrándola:

Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic, la columna aparecerá resaltada (está seleccionada).

Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo arrastrar la columna hasta la posición deseada.

 Para mover una columna cortándola:

Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic).

Hacer clic sobre el icono en la pestaña Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecerá la columna.

A continuación crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opción  Insertar Columnas de la pestaña Diseño.

Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaña Inicio        (o bien teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la última columna a seleccionar, se seleccionarán las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

Crear una consulta en MS Access 2007

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior.

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la  opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

La vista Diseño

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos
la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación:

Campo:
ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla:
nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

Orden:
sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar:
si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población.

Criterios:
sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

O:
esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

 

Tipos de Consultas en Access 2007

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

 Existen varios tipos de consultas:

 Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta).
Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

 Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.