Usar hipervínculos en hoja de Excel protegida

Resulta que cuando te creas una hoja de Excel y la proteges para que otros usuarios no te la modifiquen, los hipervínculos que tuvieras dejan de funcionar.

Para hacer que funcionen (es decir, que te permita clicar en el hiperenlace e irse a la web, archivo o parte del libro de Excel) es necesario, cuando proteges la hoja, seleccionar: «Seleccionar celdas bloqueadas».

Esto permite hacer clic pero no modificar el contenido de la celda.

Insertar la fecha de modificación de un registro en Excel

Para insertar la fecha de hoy en Excel tenemos la función sin parámetros HOY() – o TODAY() en inglés -. El problema de esta función es que cada vez que entremos en Excel se actualizará el contenido del libro y tendremos el mismo valor siempre en todos los registros.

Hay una forma de insertar manualmente la fecha del sistema, que es utilizando la combinación de teclas CTRL+,

De esta forma se inserta la fecha del sistema directamente. Para insertar la hora CTRL+MAYUS+.

Si queremos automatizarlo, necesitaremos tirar de VBA. Para ello, nos situamos sobre la pestaña de la hoja en concreto, pulsamos botón derecho del ratón y seleccionamos Ver Código. Nos aparecerá la típica ventana de VBA donde podremos escribir el código que necesitamos:

Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
  If Target.Column = 3 Then
       Cells(Target.Row, 4) = Year(Date)
  End If
End Sub

En el anterior código, tratamos el evento SelectionChange de la hoja. Dentro del mismo vemos si la columna que se ha modificado es la 3 (hemos elegido la 3, si fuera la primera de la fila, pondremos la 1). Cuando el usuario pulse la columna 3, aparecerá automáticamente un valor en la celda de su derecha en el que aparecerá el año del día de hoy.

Para poder trabajar con macros será necesario guardar el fichero con el formato XLSM.

Otra opción podría ser crear un botón que nos sirva para asignar la fecha a la celda activa. Para ello, insertamos un botón (si no está la cinta Programador activa, será necesario activarla en Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta de opciones) y para ese botón creamos una macro con el código:

Sub Botón1_Haga_clic_en()
     ActiveCell = Now
End Sub

El anterior código le asigna a la celda activa la fecha/hora actuales del sistema.

Teclas de método abreviado en Excel 2010

Movimientos por el libro:

CTRL+AVPAG  > Hoja siguiente
CTRL+REPAG  > Hoja anterior

Movimiento en la hoja:

Celda Abajo	FLECHA ABAJO
Celda Arriba	FLECHA ARRIBA
Celda Derecha	FLECHA DERECHA
Celda Izquierda	FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo	AVPAG
Pantalla Arriba	REPAG
Celda A1	CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa	FIN  FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa	FIN  FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa	FIN  FLECHA IZQUIERDA o  INICIO
Última celda de la fila activa	FIN  FLECHA DERECHA

Para introducir varias líneas en la misma celda > ALT+INTRO

Para seleccionar una Hoja entera > CTRL + E

Puedes usar ALT y el ratón para mover un rango de celdas a otra hoja.

Puedes usar CTRL y el ratón para copiar un rango de celdas a otra zona de la hoja.

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—– EN  CONSTRUCCIÓN ————-.

Novedades en Excel 2010 con respecto a 2007

En esta entrada voy a hacer una recopilación de las mejoras

Cinta de opciones mejorada

Vuelve a aparecer el típico menú Archivo, Insertar, etc ahora sobre la cinta de opciones. En Excel 2010 también se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados.

Integración en web

Usando OneDrive para poder ver una hoja de cálculo en el navegador o, si tu organización tiene Sharepoint 2010, compartiendo tus hojas de cálculo en la web con Excel Services.

Administración de libros

Por un lado podremos marcar un libro con Confiable para que no nos esté pidiendo cada vez que abrimos el fichero si confiamos en el contenido activo del mismo (Archivo > Información > Advertencia de seguridad > Habilitar contenido).

 

Por otro lado, podremos recuperar ficheros que no guardamos en su momento porque no quisimos (Archivo > Información > Administrar versiones > Recuperar libros no guardados) o restaurar ficheros que no se han guardado por un error en el programa, SO o corte de suministro eléctrico (Archivo > Información > Versiones).

Y también podremos abrir un fichero en Vista Protegida si no confiamos en él porque nos lo enviaron por correo.

Minigráficos

Tablas dinámicas

Mejor rendimiento. Etiquetas de tablas dinámicas. Conjuntos con nombres (MDX). Ordenación y búsqueda mejoradas.

Segmentaciones de datos en Tablas Dinámicas

Formato condicional mejorado

Nuevos conjuntos de iconos

Opciones de formato para barras

Complemento Power Pivot para Excel

Para analizar grandes cantidades de datos.

Nuevo filtro de búsqueda

Capturas de pantalla

Pegar

Con vista previa dinámica

Ecuaciones

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Errores en las fórmulas de MS Excel 2010

Me he cruzado esta imagen y me ha parecido interesante compartirla…

Able2Extract, software para extraer información de PDF

Esta semana me han enviado una sugerencia para que pruebe Able2Extract, un producto de Investintech.com.

Es un conversor de PDF a otros formatos, aunque, como he podido comprobar, son muchas más cosas.

Para descargar una versión de prueba:

http://www.investintech.com/es/descargas/a2e/

Lo encontramos para Windows, Mac y Ubuntu, yo he descargado la versión para Windows.

Me he descargado la versión 9 (Able2Extract PDF converter 9).

Impresora PDF

Pensaba que sólo tendría el software para extraer información de los PDF, pero también podemos Crear PDF, ya sea a través de la impresora que instala o mediante la opción File -> Create PDF que encontramos en el propio software.

Cuando imprimimos algo a PDF vamos a tener muchísimas opciones que podemos modificar, tanto el título o autor del documento, como opciones de seguridad, compresión, qué hacer tras la conversión, etc. Estas opciones pueden modificarse por defecto para no tener que estar escribiendo cada vez. Parece una tontería, pero cuando tienes que estar continuamente generando PDFs con contraseña, al final te cansas.

Es el primer software que encuentro que me permite poner todas estas opciones por defecto. MUY BIEN!

Able2Extract – Crear un PDF

Dentro del propio software tienes la opción de generar un PDF. Lo harás a partir de un documento que tienes en el disco ya creado, ya sea un PDF, un PPT o cualquier otro formato.

Justo al seleccionar Create PDF nos aparece una ventana para abrir ese fichero. A continuación, se genera automáticamente el PDF (con las opciones que nosotros queramos de seguridad, compresión, etc.)

Able2Extract – Extraer info de un PDF

Para esto es para lo que me he instalado este software.

Este es el aspecto inicial de nuestro software. Lógicamente, lo primero que vamos a hacer es abrir un PDF a ver qué sucede.

Tenemos en la parte de la izquierda un navegador de las distintas páginas del PDF y en la derecha nuestro documento. Podemos tener muchos documentos abiertos para trabajar con ellos.

La primera vez nos irá haciendo indicaciones de qué podemos hacer, está en inglés, pero es fácil de comprender todo para los que tengan poco nivel del idioma.

Básicamente hay que seleccionar qué queremos del documento que tenemos abierto y luego seleccionar a qué formato convertirlo.

Podemos convertir a

• Excel,
• Word,
• Powerpoint,
• Publisher,
• Openoffice (Calc, Writer, Impress),
• HTML,
• Formato imagen,
• y hasta Autocad.

Yo he probado Excel, Word, Writer y HTML y todo ha sido MUY SATISFACTORIO.

He probado con ficheros PROTEGIDOS, que no se podían editar y copiar, y ha funcionado perfectamente. No era necesario conocer la clave para extraer información.

En formato Word y Writer ha sido genial, puesto que me ha cogido todos los formatos, no solo la fuente y el tamaño, sino que ha generado las tabulaciones, sangrías, etc.

Las «cosas raras», como los gráficos, los importa como imágenes, imagino que esto ya sería demasiada extracción.

Puedes seleccionar todo del fichero PDF o seleccionar distintas partes del mismo. Se puede utilizar CTRL para ir seleccionando distintas partes del documento.

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En resumen: Able2Extract es muy recomendable. De hecho, lo voy a utilizar mucho, sobre todo para poder generar ficheros Excel de esos PDF que venden como «Transparencia» muchas páginas de organismos públicos.

Encontré un bug

He encontrado un bug. Ha sido porque he generado un HTML a partir de un fichero PDF y luego he intentado generar otra vez el HTML desde el mismo fichero PDF, pero seleccionando otras partes del documento. Entonces encuentra que en disco hay un fichero que se repite y falla la conversión. Seguro que pronto lo arreglarán.

Importar un DBF a MySQL

Voy a utilizar phpMyAdmin.

En primer lugar hay que pasar el DBF a CSV, sí, es obligatorio (al menos con phpMyAdmin).

1. Lo mejor es abrirse un Excel y desde ahí abrir el DBF. Te preguntará qué idioma tiene tu fichero, seleccionando internacional te funcionará.
2. Ya tengo en Excel abierto el DBF. Ahora, me aseguro de que en la primera fila estén escritos los nombres de los campor por cada una de las columnas.
3. Guardo el fichero DBF en formato CSV utilizando el Guardar como de Excel.
4. ¿Todo hecho? No, ahora me debo abrir el fichero CSV con el Bloc de Notas o con un editor de texto (véase el GEdit).
5. Ya tengo el fichero abierto. Debo asegurarme de lo siguiente para que la carga en phpMyAdmin sea correcta:
   • Los campos de texto deben estar encerrados entre comillas dobles «
   • Los campos deben estar separados por ;
   • Los números con decimales deben utilizar el .
6. Guardo el fichero y me paso a phpMyAdmin.
7. Selecciono la base de datos donde quiero crear la tabla con mis datos.
8. Pulso la pestaña Importar
9. Selecciono el botón Examinar para seleccionar el fichero que quiero cargar
10. Una vez selecccionado, phpMyAdmin detecta que es un CSV y nos va a preguntar ciertas cosas. Únicamente debemos tener en cuenta que nuestro separador de texto son las comillas dobles «, y que nuestro separador de columnas es el ;
11. Recuerda seleccionar el checkbox sobre que la primera fila contiene los nombres de los ficheros
12. Pulsamos importar y ya estará todo hecho

Seguro??

Hay veces que con lo anterior la importación la hace «regulera». Esto se debe a que supone la definición de los campos, es decir, si va entre comillas dobles será un VARCHAR, si lleva decimales será un DECIMAL y por defecto te pondrá 4,2 por ejemplo. ¿Esto qué quiere decir? Que si tienes más de 3 decimales te va a truncar.

Solución

Define la tabla tú mismo. Asegúrate de que los campos los pones en el mismo orden y con el tipo correcto.

Una vez hecho esto. Modifica el fichero CSV para que en la primera fila no aparezcan los nombres de los campos, es decir, que sean datos directamente.

En phpMyAdmin pulsas sobre la tablas que acabas de crear y una vez mostrado que está vacía, pulsa Importar. Haces el mismo procedimiento de antes y lo que te hará será un INSERT por cada fila de tu CSV.

Pasar una BD de Access a MySQL con phpMyAdmin

De manera práctica vamos a ver cómo podemos pasar una BD completa realizada en Access a MySQL utilizando phpMyAdmin.

Si entramos en phpMyAdmin podemos utilizar la opción Importar dentro del menú Más:

Aparece la siguiente página:

Como se puede ver, soporta ficheros en formato SQL, CSV, ODS y XML.

En esta ocasión vamos a utilizar ODS. ¿Por qué? El formato ODS va a ser capaz de leer las tildes y ñ sin problema.

ODS es un formato abierto que utiliza Openoffice.org. Para obtener este formato, debemos abrir nuestro fichero de Access, sobre cada una de las tablas, exportarla a formato Excel (que es el más parecido a ODS).

Una vez obtenido el fichero Excel, lo abrimos. Tras abrirlo, utilizaremos Guardar Como para obtener el fichero ODS.

Ya tenemos generado nuestro fichero ODS.

Ahora volvemos a phpMyAdmin y abrimos la opción IMPORTAR.

Pulsamos el botón Examinar y seleccionamos el fichero ODS anteriormente generado. Veremos cómo automáticamente cambia el Formato del fichero a Hoja de Cálculo de Open Document.

Antes de pulsar el botón Continuar, seleccionaremos el Check La primer línea del archivo contiene los nombres de columna de la tabla.

Si todo ha ido bien, aparecerá un mensaje que nos informará de cuántas estructuras se han creado y cuántas consultas se han ejecutado.

Nos ha creado una base de datos que se llama ODS_DB, podemos cambiarle el nombre.

Nos ha creado una tabla cuyo nombre es igual al nombre del fichero ODS.

Las tablas se han importado casi correctamente. Los nombres de los campos los ha cogido perfectamente, pero nos faltarían algunos detalles.

En primer lugar, la llave primaria, seleccionamos el campo o campos que sean llave primaria (en este ejemplo, el campo ID) y en la parte de abajo de la página pulsamos el botón Primaria

La consulta que ejecuta es la siguiente:

ALTER TABLE `usuarios` ADD PRIMARY KEY ( `ID` ) ;

Otro problema que teníamos era con las fechas. En el ejemplo, tenemos el campo FECHA NACIMIENTO, que es una fecha, pero no está almacenado en MySQL como Date.

Cambiar simplemente el tipo del campo de Varchar a Date no funciona, ya que en el Varchar están almacenadas las fechas en el formato dd-mm-yyyy y ese formato no lo soporta MySQL.

Deberíamos crearnos un campo nuevo, de tipo Date. Tras crearlo, debemos realizar un UPDATE como el siguiente:

UPDATE usuarios SET fechanueva=STR_TO_DATE(fechanacimiento, ‘%Y/%m/%d’);

En el campo nuevo ya tendríamos los valores de manera correcta, así que el campo antiguo podemos borrarlo. Y el campo nuevo renombrarlo para que aparezca con el nombre correcto.

Algo parecido pasa con los campos BOOLEANOS, no los coge correctamente y almacena valores de tipo cadena VERDADERO y FALSO.

Así, deberíamos crear un campo nuevo, de tipo BOOLEAN, y actualizarlo utilizando la siguiente consulta:

UPDATE usuarios SET fumadornuevo=true where fumador=’VERDADERO’;

UPDATE usuarios SET fumadornuevo=false where fumador=’FALSO’;

Con esto tendríamos todo terminado para una única tabla. Si nuestra Base de Datos de Access tiene varias tablas, con llaves externas, tendremos que ir importando todos los ficheros generados para cada tabla.

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